Gestión documental
Administracion delegada
Inicia con el diagnóstico, plan de trabajo y posterior organización de documentos. Se realiza con personal capacitado en gestión de archivo en las sedes de los clientes y de acuerdo con las políticas de cada compañía.
Gestión electrónica de documentos
La gestión documental electrónica y preservación de la información establecida en el Decreto 2106 de 2019, reglamenta los trámites, procesos y procedimientos en medios digitales, nuestra compañía brinda asesoría integral en estos servicios.
Tercerización de procesos de negocio (business process outsourcing bpo)
Para permitir que nuestros clientes enfoquen todos sus esfuerzos en los procesos misionales de su negocio, ORCOLASH realiza las tareas diarias de los procesos de gestión documental.
Elaboracion de herramientas archivisticas
Elaboración y asesoría en herramientas archivísticas, en cumplimiento al Decreto 2609 de 2012:
- Plan institucional de archivos – PINAR
- Programa de gestión documental – PGD
- Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo
- Tabla de retención documental – TRD
- Tabla de valoración documental – TVD
- Cuadro de clasificación documental – CCD
- Inventario documental
- El formato único de inventario documental-FUID
- Banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales – BANTER
- Tablas de control de acceso – TCA
- Cuadro de control préstamo de documentos
Almacenamiento y custodia
La administración pública y privada cuenta con nuestra organización de servicios especializados en depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, mediante sistemas de seguridad en soporte papel, electrónico, magnéticos y micrográficos.
Digitalización de contingencia, archivistica y certificada
Digitalizamos sus archivos físicos y los convertimos a un formato digital, para optimizar tiempos de búsqueda y consulta; mitigar riesgos de pérdida o extravío de documentos, conservándolos de acuerdo a la infraestructura tecnológica de la organización.
Microfilmación
Convierta sus archivos físicos en imágenes de microfilm, cumpliendo con toda la normatividad vigente aplicable, optimizando el espacio de almacenamiento, ahorre costos de almacenamiento físico con la tranquilidad y respaldo del decreto 2527/50 y 3354/54 con validez legal y probatoria. Completo laboratorio reprográfico.
Software de gestión documental
Sistema modular con altos estándares de seguridad de la información, versátil, colaborativo, listo para atender las necesidades de su empresa, mediante los siguientes procesos:
- Radicación y distribución de correspondencia
- Flujos de trabajo
- Digitalización certificada
- Archivo central, inventario documental
- Transferencias y TRD.
- Atención a solicitudes de préstamo y consulta
- Ubicación física de expedientes.
Organización de archivos
Servicio que se presta velando por el cumplimiento de las normas y estándares establecidos por los entes rectores de la política archivística en Colombia y a nivel territorial. Siga las mejores prácticas, teniendo un archivo organizado, depurado y de fácil acceso.
Preservacion y restauración
Prestamos los servicios de restauración y preservación de documentos con profesionales idóneos para garantizar la memoria escrita de nuestra historia y la atención a la diversa documentación que conforma los acervos patrimoniales en soporte papel.
Saneamiento ambiental (desinfección, desinsectación):
Contamos con laboratorio y equipos para limpieza de depósitos y acervos documentales que evitaran el deterioro de la información y documentación en sus archivos.
Transporte especializado
Orcolash, cuenta con vehículos operados por personal experto y especializado, estos cuentan con sistemas de posicionamiento global.
Otros servicios:
- Curaduría de contenidos digitales archivísticos
- Seguridad de la información
- Saneamiento ambiental de archivos, bibliotecas y medios magnéticos
- Eliminación y destrucción segura de sus documentos e información